HOME OFFICE AUSSTATTUNG: WARUM UNTERNEHMEN DARIN INVESTIEREN SOLLTEN

Das Büro wird es auch morgen geben, es verändert nur sein Gesicht! Doch spätestens die Coronavirus-Pandemie hat gezeigt, dass Unternehmen die Arbeitsumgebung Ihrer Mitarbeiter:innen ortsunabhängig gestalten und optimieren müssen. Insbesondere das Home Office ist dabei zum wesentlichen – und auch medial vielbeachteten – Thema geworden.

Fakt ist: Zu viele Unternehmen schaffen nicht die notwendige Infrastruktur, damit Team-Mitglieder auch „Remote“ effizient und ohne Einschränkungen arbeiten können. Hier herrscht aus unserer Sicht gewaltiges Optimierungspotenzial.

Home Office

Unsere These: Unternehmen, die Ihre Teams bei der Home-Office-Ausstattung aktiv unterstützen steigern die Produktivität, Kreativität und IT-Security enorm; sparen auf lange Sicht außerdem Kosten ein.

Im folgenden Beitrag sehen wir uns an, warum Unternehmen in die Home-Office-Ausstattung Ihrer Belegschaft investieren bzw. diese mitgestalten sollten. Außerdem geben wir Entscheidungsträgern Praxistipps an die Hand, wie die Home-Office-Ausstattung effektiv unterstützt und gemanagt werden kann.

Vorweg eines von mehreren starken Argumenten dafür: Ein gut ausgestattetes (und vernetztes) Arbeitsumfeld – auch abseits vom Office des unternehmenseigenen Headquaters – ist der beste Schutz vor künftigen Krisen. In diese Kerbe schlägt auch Salesforce in einer aktuellen Publikation (SMB Report 4, 2020), in der digitale Technologie als mitunter wichtigstes Rüstzeug zur Krisenvorsorge im organisatorisch-technischen Bereich tituliert wurde – Stichwort „digital resiliency“, mehr Widerstandsfähigkeit im Business durch digitale Technologie. Dies gilt nicht nur für große Konzerne, sondern auch für den Mittelstand!

5 gute Gründe für zeitgemäße Home-Office-Ausstattung aus Unternehmens-Sicht

#1 Gesteigerte Produktivität

Nichts ist für die Produktivität (und die Nerven der Mitarbeiter:innen) belastender, als lange Ladezeiten und ständige Fehlermeldungen auf Grund mangelhafter Technik. Moderne digitale Ausstattung ist das A & O – dazu gehören nicht nur Endgeräte und Zubehör, sondern auch die Vernetzung inkl. sicherer Einwahlverfahren.

Die höhere Produktivität wurde übrigens auch in mehreren Studien nachgewiesen – vgl. beispielsweise im Harvard Business Review – demnach sind Remote-Arbeitskräfte tendenziell leistungsfähiger als „reine Bürokräfte“ am Standort, außerdem weniger gestresst. Befunde zeigen, dass Mitarbeiter:innen mit der Option Home Office fast einen ganzen Arbeitstag mehr zur wöchentlichen Gesamtproduktivität eines Unternehmens beitragen.

#2 VPN: Sicherheit und Datenschutz

Ein VPN (Virtual Private Network) bietet die Möglichkeit, sicher vom Home Office aus (bzw. generell „von außen“) auf das Unternehmensnetzwerk zuzugreifen. Es gehört zu den wichtigsten Faktoren, um im Home Office „wie gewohnt“ und reibungslos arbeiten zu können, ohne dabei ein Sicherheitsrisiko eingehen zu müssen. Die Vorteile von VPN-Verbindungen zusammengefasst: Mehr Sicherheit, Datenschutz, Effizienz und Produktivität. Laut Fraunhofer-Untersuchungen setzten bereits drei von vier Unternehmen auf VPN.

#3 Bessere Kollaboration und Kommunikation

Wer dem eigenen Team zeitgemäße Kommunikations-Ausstattung (Webcam, Audio-System, Display-Lösungen) sowie professionelle Tools und Apps (siehe dazu unsere Praxistipps unten) zur Verfügung stellt, kann kollaborative und kommunikative Einschränkungen der Heimarbeit nicht nur aushebeln, sondern sogar für ein Plus an Kreativität und Arbeitsmoral sorgen.

#4 Auf lange Sicht niedrigere Kosten

Gut geplante Home-Office-Ausstattung kann nicht nur für höherer Kreativität sorgen. Auch Kosteneinsparungen ergeben sich auch aus der längeren Lebensdauer und dem niedrigeren Wartungsaufwand. Investitionen in professionelle Planung der Ausstattung rentieren sich mittelfristig auch im Home-Office-Bereich.

#5 Hohe Skalierbarkeit

Home-Office-Lösungen mit Remote-Access sind flexibel und äußerst skalierbar. Cloud-Lösungen sorgen dafür, dass Anpassungen (egal ob einzelne Features aufgerüstet oder neue User-Accounts angelegt werden), die ohne komplizierter Zusatzinstallationen zu bewerkstelligen sind.

Home Office Ausstattung

Quick-Tipps für Unternehmen, die ihre Home-Office-Policy optimieren möchten

#1 Home Office: Gute Planung ist alles!

Ausstattung und Richtlinien für das Home Office sind nur so gut, wie das Zusammenspiel aller Faktoren. Dies geht nur über professionelle Planung, bei der nichts dem Zufall überlassen wird (auch nicht die individuellen Voraussetzungen bei den Mitarbeiter:innen). Die Experten von officeMEDIA können hier aus Erfahrungswerten von zahlreichen nationalen und internationalen Projekten (vor und während der Pandemie) zurückgreifen; wir freuen uns auf Ihre Anfrage!

#2 Zeitgemäße Hardware, schneller Breitbandanschluss

Reibungslose Videokonferenzen, das Ausführen von ressourcenintensiver Software, rasante Up- und Downloads von Datenmaterial. Dies alles geht nur, wenn sowohl die Hardware passt als auch eine zeitgemäße Breitbandverbindung vorhanden ist. Für HD-Videokonferenzen mit mehreren Teilnehmer:innen empfehlen wir mindestens eine Bandbreite von 8 MBit/s, für komplexe Anforderungen kann ein Minimum von 40 MBit/s als guter Richtwert definiert werden.

Ansonsten sind folgende Basics in Sachen IT-Hardware fürs Home Office empfehlenswert:

  • Der Computer (ein stationäres und ein mobiles Device – oder Convertible)
  • zusätzlicher HD-Monitor für effizienteres Multitasking
  • HD-Webcam & -Mikrofon (für professionellen Auftritt bei Videokonferenzen)
  • hochwertiger Schreibtisch und Bürostuhl
  • fallweise können Gadgets wie Noice-Cancelling-Headphones, Ständer für Tablets/Laptops oder Audio-Systeme im Home Office die Performance zusätzlich verbessern

#3 Ergonomie

In der Fraunhofer-IAO-Studie „HOMEOFFICE Experience“ ist eine zentrale Erkenntnis, dass in Sachen Ergonomie mitunter das größte Optimierungspotenzial bei der Home-Office-Ausstattung zu finden ist. Unsere Empfehlung: Achten Sie nicht nur auf rein performancetechnische Hardware-Aspekte, sondern schaffen Sie auch Awareness für ergonomische Schreibtische und Bürostühle sowie die korrekte Positionierung von Monitoren.

#4 Interaktive Remote-Tools nutzen

Zu den größten Challenges im Home-Office-Betrieb zählt sicherlich die wegfallende Face-to-Face Kommunikation. Glücklicherweise gibt es derzeit einen regelrechten Boom rund um interaktive Tools und Apps zur Kollaboration und Team-Kommunikation. Abgesehen von den Platzhirschen wie Slack, Zoom und MS Teams können wir insbesondere Miro (Online-Whiteboard) und Monday (Projektmanagement) empfehlen; bei officeMEDIA werden beide Tools laufend zur ortsunabhängigen Teamarbeit genutzt.

#5 Regelmäßiger kommunikativer Austausch statt Totalüberwachung

Im Home Office sind die kommunikativen Skills von Führungskräften besonders gefragt. Die zuvor angesprochenen Remote-Tools sind insofern auch die perfekte Grundlage, um durch vermehrte Kommunikation stets den Überblick zu bewahren und Team-Members mit Leadership zu inspirieren. Ganz klar gezeigt hat sich: Bedenken hinsichtlich verminderter Leistungsbereitschaft im Home Office haben sich – solange die Infrastruktur passt – absolut nicht bewahrheitet, zusätzliche Überwachung ist daher in aller Regel nicht notwendig. Ganz im Gegenteil: Kreative Tätigkeiten, Videomeetings sowie fokussierte Einzelarbeit gehen laut Fraunhofer sogar besser/effizienter von der Hand als am Büro-Standort.

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Fazit: Home Office auch in Zukunft nicht mehr wegzudenken

Ein gut ausgestattetes Home Office halten wir auch für eine „Post-Corona-Zeit“ für absolut essenziell. Denn dann wird zwar das Unternehmens-Büro durchaus wieder der Mittelpunkt der Arbeitsaktivitäten werden, doch das Home Office wird definitiv als Ergänzung dazu bestehen bleiben.

„Der Arbeitsstil wird nicht nur in räumlicher, sondern auch in zeitlicher Hinsicht viel flexibler als vor der Corona-Pandemie werden.“, so die Studienautor:innen unseres Partners Fraunhofer IAO. Davon profitieren werden jene Unternehmen, die das Home Office schon jetzt bewusst und strukturiert in den Arbeitsalltag integrieren, in die Ausstattung investieren und wesentliche Prozesse und Abläufe optimieren.

 Beitragsbild © ST.art / via Adobe Stock
Illustration Home Office Ausstattung © apinan / via Adobe Stock